So holen Sie E-Mails nach dem Versand zurück

Nicht der richtige Empfänger, peinlicher Tippfehler oder vertraulicher Inhalt – wer versehentlich eine Mail verschickt, kann dies noch rückgängig machen. Und zwar so.

Bei der Anrede vertippt, den Anhang vergessen oder gar den falschen Adressaten ausgewählt: Fehler beim Tippen einer E-Mail passieren schnell. Und schon ist sie versendet – dabei hätte man das im Nachhinein doch lieber nicht gemacht.

Nutzer von Gmail haben aber die Möglichkeit, Fehler binnen einer kurzen Frist auszubügeln. Ob in der App oder im Browser – jedes Mal nach Drücken des „Senden“-Buttons ploppt am unteren Bildschirmrand eine Benachrichtigung mit der Option „Rückgängig“ auf.

Klickt man sie an, kommt die elektronische Post zurück auf den Bildschirm. Man kann sie dann noch einmal bearbeiten. Auch bei Microsoft Outlook funktioniert das.

Der Zeitraum, in dem das geht, lässt sich von den voreingestellten fünf Sekunden auf bis zu eine halbe Minute anpassen, erklärt Google in seinem Blog. Und das geht so:

1. Bei Gmail auf das Zahnradsymbol oben rechts klicken. So gelangt man ins Einstellungsmenü.
2. Danach „Alle Einstellungen aufrufen“ anklicken.
3. Im Zeileneintrag „E-Mail zurückrufen“ wählt man in der Dropdown-Liste unter 5, 10, 20 oder 30 Sekunden aus. Fertig.

Das Zurückrufen einer Nachricht funktioniert nicht nur bei Gmail. Auch bei Outlook ist dies möglich. Dort ist das aber davon abhängig, ob der Empfänger die Nachricht bereits geöffnet hat oder nicht. Denn geöffnete Nachrichten lassen sich nicht mehr zurückrufen. Ungeöffnete hingegen schon. Und das funktioniert so:

1. Im Ordnerbereich links im Outlook-Fenster den Ordner „Gesendete Elemente“ auswählen.
2. Öffnen Sie die Nachricht, die zurückgerufen werden soll. Zum Öffnen muss die Nachricht doppelt angeklickt werden.
3. Verfügen Sie über die klassische Menü-Ansicht, können Sie stattdessen die Registerkarte „Nachricht“ auswählen und dann auf „Aktionen“ > „Diese Nachricht zurückrufen“ klicken.
4. Anschließend klicken Sie auf „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ und dann auf „OK“.
5. Beim Verfassen einer Ersatznachricht muss diese auf einen Klick auf „Senden“ abgeschickt werden.

Auf der offiziellen Seite von Microsoft finden Sie nochmal eine ausführliche Liste mit den Gelingensbedingungen eines Nachrichtenrückrufs. Dieser funktioniert auch nicht bei allen Office-Konten.

Und wir haben gleich noch einen weiteren hilfreichen E-Mail-Trick für Sie: Versenden Sie beispielsweise Newsletter oder sonstige Nachrichten an eine große Anzahl von Empfängern, bietet sich die Serien-Funktion – beispielsweise von Microsoft Outlook – an. In unserem Artikel „So bekommen viele Empfänger zeitgleich Ihre Nachricht“ haben wir für Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung zusammengestellt.