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Technologie sollte uns nicht schlechter fühlen lassen; Es soll unser Leben verbessern, schreibt Arto Vahvanen.
Die meisten Technologien am Arbeitsplatz sind nicht hilfreich. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie die Bürotechnologie für uns und nicht gegen uns arbeiten lassen können.
Während die Mitarbeiter an den Arbeitsplatz zurückkehren und Unternehmen ihre Büros in einem noch nie dagewesenen Ausmaß umgestalten, bietet sich uns eine beispiellose Gelegenheit, die Bürotechnologie zu überdenken.
Viele CTOs nutzen die Gelegenheit, indem sie ihr Büro mit riesigen Mengen neuer Technologie ausstatten.
In den nächsten fünf Jahren werden etwa 75 % der Führungskräfte das Internet der Dinge und vernetzte Geräte sowie KI einführen. 80 % mehr werden Big-Data-Analysen integrieren.
Ziel ist es, neue Arbeitsweisen zu ermöglichen, die Effizienz zu steigern und auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Doch mehr Technologie bedeutet nicht immer bessere Technologie. Tatsächlich schaffen die meisten neuen, hochentwickelten Arbeitsplatztechnologien mehr Probleme für das Büro, als sie lösen.
Dies ist letztlich auf eine schlechte Umsetzungsstrategie zurückzuführen.
In meiner Rolle als Head of Digital leite ich die intelligente und datengesteuerte Raumverwaltung und -planung am Arbeitsplatz. Dazu gehört, sich neue Bürotechnologielösungen vorzustellen und alte, überholte Arbeitsweisen zu überdenken.
Der häufigste Fehler, den große Unternehmen meiner Meinung nach machen, ist, sich zu sehr auf nutzlose Technologie zu verlassen.
Was bei der Integration neuer Bürotechnologien erforderlich ist, ist etwas Achtsameres: ein Modell, bei dem der Mitarbeiter im Mittelpunkt steht.
Das bedeutet, den wahren Vermögenswerten des Unternehmens – den Mitarbeitern und ihrem Wohlbefinden sowie den physischen Büroräumen – Priorität einzuräumen und Technologie zur Unterstützung und Verbesserung dieser Elemente einzusetzen, und nicht umgekehrt.
Wie können wir Technologie nutzen, um das Büro menschlicher zu gestalten?
Technologie sollte unser Verhalten nicht verändern; es sollte es optimieren.
Seit Generationen zwingen Unternehmen ihre Menschen, innerhalb der Zwänge des physischen Büros zu arbeiten.
Die Mitarbeiter wurden in Kabinen, dann in Großraumbüros, dann zu Hause und schließlich in einer gemischten hybriden Arbeitsumgebung untergebracht. Dabei mussten die Mitarbeiter ihr Verhalten anpassen und ändern, um sich an diese neuen Umgebungen anzupassen.
Das ist nicht mehr nötig. Tatsächlich handelt es sich um einen Ansatz, der aktiv unterbunden werden sollte.
Mit einer Fülle neuer Verhaltensdaten können Büros nun zum ersten Mal in der Geschichte vollständig nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter gebaut und gestaltet werden.
Dank neuer Analysetools, die anonymisierte Daten sammeln, können Facility Manager Arbeitsmuster verfolgen und datengesteuerte Entscheidungen zur Bürogestaltung treffen.
Mitarbeiter können dann durch eine intelligentere Raumgestaltung ihre Effizienz und Geschwindigkeit bei der Art und Weise, wie und wo sie im Büro arbeiten, maximieren.
Durch die Lösung des Grundproblems bei der Bürogestaltung können Manager aufhören, in nutzlose neue Technologien zur Optimierung von Büroflächen zu investieren.
„Innovationen“ wie Buchungssysteme für Hotdesking werden obsolet, wenn das Büro bereits hinsichtlich seines gesamten Personenflusses optimiert ist. Mitarbeiter müssen sich keinen Stress machen oder sich um begrenzte Arbeitsbereiche streiten; Es gibt immer einen freien Schreibtisch für alle.
Technologie kann physische Büros verbessern, nicht ersetzen
Technologie sollte unsere physischen Besprechungsräume nicht ersetzen; es sollte sie verbessern.
Remote-Arbeit hat eine beispiellose Akzeptanz der Bürotechnologie mit sich gebracht. In mehr als 80 % aller Meetings gibt es mittlerweile mindestens einen Remote-Teilnehmer, und diese Zahl wird in den kommenden Jahren noch weiter steigen.
Dennoch ist die Unzufriedenheit mit virtuellen Meetings real. Mittlerweile wächst die Einsicht, dass Technologie allein nicht ausreicht, um Menschen effektiv zur Arbeit zusammenzubringen. Genauso dringend benötigt werden physische Räume, in denen sich die Mitarbeiter treffen können.
Die Allen-Kurve zeigt eindrucksvoll, wie wichtig Büroräume für die Förderung der Zusammenarbeit sind. Andere Studien haben gezeigt, dass Live-Interaktionen beim Aufbau von Verbindungen zwischen Menschen viel wirkungsvoller sind als digitale Darstellungen.
Daraus folgt, dass Technologie auch dazu eingesetzt werden sollte, die physischen Räume, in denen Menschen zum Arbeiten zusammenkommen, zu verbessern und nicht zu ersetzen.
Mit neuer Technologie ist das erreichbarer denn je. Die immersive Qualität persönlicher Treffen kann beispielsweise in allen Büros deutlich gesteigert werden.
Intelligente Umgebungen, die IoT-Geräte nutzen, können verschiedene Parameter wie Beleuchtung, Temperatur und Geräuschpegel überwachen und intuitiv anpassen, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.
In diesen erlebnisreichen Besprechungsumgebungen gedeihen neue Ideen eher und komplexe Informationen können von den Besprechungsteilnehmern auf eine Weise übermittelt und empfangen werden, die zu einem tieferen Verständnis und einer besseren Zusammenarbeit führt.
Diese Anpassungen tragen dazu bei, das Büro für alle – auch für Mitarbeiter mit besonderen Bedürfnissen – komfortabler und attraktiver zu machen.
Den Menschen in den Mittelpunkt aller Arbeiten stellen
Technologie sollte uns nicht schlechter fühlen lassen; Es soll unser Leben verbessern.
Überall sind Arbeitnehmer beispiellos gestresst. 44 % sagen, dass sie bei der Arbeit „viel“ Stress erleben. Dies ist nicht nur für die Mitarbeiter unhaltbar, sondern beeinträchtigt auch die Leistung des Unternehmens.
Ein Großteil der Verschlechterung der psychischen Gesundheit der Mitarbeiter ist auf neue Bürotechnologien zurückzuführen. Die Anforderungen, ständig „on“ zu sein – zusammen mit einem starken Anstieg der Technologie zur Arbeitnehmerüberwachung – haben zu einer nachteiligen Schleife geführt, in der die Mitarbeiter scheinbar keine Zeit zum Aufladen finden.
Jetzt muss die Bürotechnik die psychische Gesundheit der Mitarbeiter unterstützen und priorisieren.
Neue Technologien können das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Laufe der Zeit verfolgen und das Burnout-Risiko erkennen, bevor es sich ausbreitet.
Diese Systeme basieren sowohl auf anonymisierten als auch auf selbst gemeldeten Daten. Die Wellness-Technologie hilft den Mitarbeitern daher, mehr über ihren Körper zu erfahren und ihre Stressfaktoren zu verstehen, und ermöglicht es jedem im Büro, Veränderungen in seiner Arbeitsweise umzusetzen.
Das Verfolgen sensibler Daten wie dieser erfordert Vertrauen und Einfühlungsvermögen. Aus diesem Grund müssen Wellness-Technologien, wie alle Bürotechnologien, zuerst für die Mitarbeiter entwickelt werden.
Indem wir den menschlichen Faktor in den Mittelpunkt aller Arbeitstechnologien stellen, stellen wir sicher, dass diese neuen Tools die Mitarbeiter nicht nur entmutigen, sondern sie tatsächlich unterstützen.
Arto Vahvanen ist Head of Digital Offerings and Customer Experience bei Framery und ehemaliger Lead Product Manager bei Nokia.
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