Für Ihre Steuerunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen. Das trifft auch auf die elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu.
Viele Unterlagen wie Geburtsurkunden, Zeugnisse oder berufliche Abschlüsse existieren nur in analoger Form. Diese sollten Sie ein Leben lang aufbewahren, gegebenenfalls einen Ausdruck anfertigen. Wie sieht es jedoch mit digitalen Unterlagen aus, die Sie beispielsweise für Ihre Steuererklärung benötigen?
Analog und elektronisch
Grundsätzlich spielt es keine Rolle, ob Ihnen Dokumente elektronisch oder analog vorliegen. Für die Aufbewahrungsfristen sind lediglich deren Inhalte entscheidend.
Aufbewahrung der Lohnsteuerbescheinigung
Die Vereine zur Lohnsteuerhilfe empfehlen eine Aufbewahrungsfrist von 4 Jahren. Das gilt allgemein für Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt. Hintergrund sind die Vorläufigkeit oder Vorbehalte der Steuerbescheide. Möglicherweise ergeben sich Rückfragen oder Sie müssen Nachweise erbringen.
Beträgt Ihr Einkommen jährlich mehr als 500.000 Euro, besteht eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Dieser Zeitraum empfiehlt sich auch für Eigentümer und private Vermieter, um Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen aufzubewahren. Falls Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, ist es sogar nötig, einige Dokumente 10 Jahre aufzuheben.
So sieht es speziell mit Lohnsteuerunterlagen aus
Klassische Steuerunterlagen, wie die Steuererklärung, fallen unter die zehnjährige Frist. Dazu gehören auch die Folgenden:
- Inventar
- Erhaltene und ausgestellte Rechnungen
- Letzte Steuererklärungen
- Voranmeldung zur Umsatzsteuer
Sechs Jahre gelten zum Beispiel für Ihre Geschäftskorrespondenz und weitere Dokumente:
- Mahnungen und Vertragsangebote
- Listen zur Arbeitszeit
- Fahrtenbücher
- Abrechnungen der Reisekosten
Gehen Sie auf Nummer sicher. Im Zweifel heben Sie entsprechende Unterlagen besser 10 Jahre auf.
Aufbewahrungsfrist für private Lohnabrechnungen
Für Lohnabrechnungen, inklusive Lohnsteuer, greift die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Beispielsweise dürfen Sie Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2018 frühestens zum 1. Januar 2025 entsorgen.
Ihre monatliche Lohnabrechnung heben Sie am besten eine Weile auf. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihre Lohnsteuerbescheinigung zu kontrollieren. Wenn Sie einen Kredit beantragen, legen Sie in der Regel die letzten 3 Lohnabrechnungen vor. Bei Unterhaltsverfahren oder der Beantragung von Wohngeld werden die Abrechnungen der letzten 12 Monate verlangt.
Arbeitgeberpflichten
Bei Arbeitgebern häufen sich zahlreiche Unterlagen, die sie aufbewahren müssen. Darunter sind die Folgenden:
- Nachweise zur Unfallversicherung: 5 Jahre
- Belege für die Finanzbuchhaltung: 10 Jahre
- Lohn- und Gehaltskonten: 10 Jahre, gegebenenfalls 6
- Lohnsteuerbescheinigung: 6 Jahre
Generell startet die Aufbewahrungsfrist zum Ende eines Kalenderjahres. In diesem Jahr haben Sie beispielsweise eine Rechnung ausgestellt oder einen Vertrag abgeschlossen. Achten Sie als Arbeitgeber auf eine Vernichtung, die den Richtlinien der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) entspricht.
